Nimenhuuto on räätälöity harrastejoukkueille, mutta sitä voi käyttää myös taloyhtiön tiedotuskanavana.

Taloyhtiön tarvitsee koordinoida hallituksen toimintaa ja tiedottaa osakkaille yhtiön asioista, tulevaisuuden suunnitelmista ja mahdollisista tapahtumista tai vaikka lumityövuoroista. Hyvässä taloyhtiössä asiakirjat ovat järjestyksessä, tieto suunnitelmista kulkee nopeasti ja osakkaat löytävät tarvitsemansa tiedot sujuvasti.

Suuret isännöintitoimistot tarjoavat asiakkailleen omia sivustojaan. Jotkin näistä ovat teknisesti hyviä ja hintakin näyttää halvalta, koska kustannus on leivottu isännöinnin laskutukseen. Suurin miinus lienee, mitä tapahtuu silloin, kun taloyhtiö haluaa kilpailuttaa ja vaihtaa isännöitsijää? Menetetäänkö kaikki huolella kerätty tieto?

Itsenäinen palvelu löytyy, esimerkiksi Kiinteistöliitolla on jäsenetuna taloyhtiosivut.fi, mutta tuote näyttää kovin vanhentuneelta—ja kuulemma on hankala käyttää.

Nimenhuuto olisi suomalainen, edullinen, nykyaikainen ja yksinkertainen. Sopisiko se?

Taloyhtiön tarpeet ja toiveet

• Nykyaikainen palvelu, johon osakkaat pääsevät omalta tietokoneelta, padilta tai kännykästä.
• Materiaalipankki, johon voi tallentaa taloyhtiön asiakirjat osakkaiden saataville.
• Viestikanava, joka tavoittaa jäsenet sähköpostilla ja tekstiviestillä. Uudesta ohjeesta tai uutisesta pitää lähteä automaattinen tiedotus.
• Edullinen. Pieni vastike on asunnon myyntivaltti, ja kustannukset täytyy pitää kurissa. Kustannusten läpinäkyvyys on tärkeää.
• Ei saa aiheuttaa riippuvuutta ulkopuolisista kumppaneista. Esimerkiksi isännöitsijää pitää pystyä vaihtamaan ilman, että menetetään siihen mennessä tehty työ ja osakkaiden käyttäjätunnukset.
• Oma kanava taloyhtiön hallituksen sisäiseen työskentelyyn.
• Useampi ylläpitäjä (esim. kaikki hallituksen jäsenet), jotta yhden ihmisen muutto tai sairastuminen ei vaikuta toimintaan.

Nimenhuuto taloyhtiön käytössä

Nimenhuutoon voi perustaa sivut mille tahansa ryhmälle. Sivuille voi lisätä asiakirjoja ja kuvia, sekä hallinnoida kalenteria. Taloyhtiön asukkaat voivat liittyä sivustolle (tai manageri-oikeuksilla heidät voi rekisteröidä valmiiksi). Ryhmän jäsenet pääsevät katsomaan tiedostoja, ilmoittautumaan kalenteritapahtumiin ja osallistumaan ryhmän sisäiseen viestittelyyn. Jos ryhmään tulee uusi viesti, tiedosto tai tapahtuma, Nimenhuuto lähettää siitä automaattisesti infon jäsenille.

Nimenhuuto on turvallinen, yksinkertainen, nopea ja ottaa huomioon tietosuoja-asetus GDPR:n asettamat vaatimukset. Toisaalta, Nimenhuudossa ei ole esimerkiksi reaaliaikaista taloyhtiön kirjanpitoa, sähköisten allekirjoitusten hallintaa ja dokumenttien hyväksymiskiertoa. Nimenhuuto sopii parhaiten pienille, 5-50 asunnon yhtiöille.

Esimerkki: yhtiön asiakirjat

Taloyhtiön asiakirjat, kokousten pöytäkirjat ja oppaat järjestyksessä ryhmän materiaalipankissa. Materiaalit kannattaa jakaa useaan kansioon, jotta ne pysyvät järjestyksessä ja löytyvät nopeasti.

Esimerkki: jäsenlista ja yhteystiedot

Taloyhtiön osakkaat yhteystietoineen. Hallituksen jäsenet ja muut vastuuhenkilöt voi merkitä erikseen Nimenhuudon rooleilla. Listalle voi lisätä myös ulkopuoliset kumppanit omalla roolillaan.

Esimerkki: roolin ja tapahtumatyypit

Nimenhuutoa voi räätälöidä taloyhtiön käyttötarpeen mukaan, jotta asukkaat löytävät helpommin tarvitsemansa tiedot.

Esimerkki: tulevia tapahtumia

Ryhmän jäsen voi viedä tulevien tapahtumien listan omaan kalenteriinsa (iCal-standardi), jolloin tiedot päivittyvät automaattisesti. Tapahtumissa näkyy, ketkä ovat tulossa paikalle.

Huomioitavia asioita

Nimenhuuto on tehty harrastejoukkueille. Käyttöönottoa miettiessä kannattaa miettiä, häiritsevätkö huonot puolet:

• Sivujen termistö viittaa urheiluun. Roolien nimet voi toki muuttaa, mutta valikossa on "pelaajalista" ja "joukkueen tiedot".
• Etusivun näkymä keskittyy tapahtumiin. Taloyhtiön käytössä kenties olennaisemmat tiedostot vaativat yhden klikkauksen lisää valikosta.
• Tiedostoissa ei ole versiohallintaa. Jos asiakirjasta tai pöytäkirjasta tulee uusi versio, se pitää lisätä uutena tiedostona (ja vanha versio poistaa).
• Ryhmän jäsenet näkevät toistensa nimet ja yhteystiedot. Joillekin osakkaille tällainen tiedonjako voi olla liikaa, jossa tapauksessa jäsen voi toki muuttaa oman käyttäjänimensä ja sähköpostiosoitteensa.

Kuinka toimin

Voit kokeilla huoletta ja maksutta. Voit aina poistaa tekemäsi testisivut, tai jättää sikseen, sillä käyttämättömät sivut poistetaan automaattisesti varoajan jälkeen.

1. Tee uudet sivut osoittessa https://nimenhuuto.com/lisaa_joukkue. Voit muuttaa joukkueen nimeä myöhemmin.
2. Vaihda asetuksia manageri-sivuilta. Lisää liittymisen salasana, ettei kuka tahansa pääsee liittymään ryhmään. Vaihda roolien ja tapahtumatyyppien nimet.
3. Lisää tiedostoja ryhmän sivuille. Huom. muista käyttää kansioita oletuskansion "Sekalaista" sijaan.
4. Poista esimerkkitapahtuma ja esimerkkipelaajat.
5. Kirjoita sivuille viesti, jossa kerrot miksi sivusto on olemassa ja mitä sivustolta tulee löytymään.
6. Kutsu joku toinen taloyhtiön aktiivi sivustolle (päävalikosta "Pelaajat" > "Kutsu tai lisää jäseniä"). Lisää kutsumallesi henkilölle managerioikeudet editoimalla hänen profiilitietojaan "Pelaajat"-listalla.

Näillä askelilla pääsette alkuun. Muut asukkaat voi kutsua joko lisäämällä heidät "Kutsu tai lisää jäseniä"-sivulla, tai lähettämällä heille sähköpostitse liittymislinkin.

Taloyhtiöstä riippuen voi olla tarpeen tehdä yhtiön hallitukselle omat sivut, joissa keskustellaan ainoastaan hallituksen asioista ja ainoastaan hallituksen jäsenten kesken. Tätä varten pitää perustaa uusi ryhmä Nimenhuutoon. Ryhmästä toiseen siirtyminen on päävalikossa, yhden klikkauksen päässä. Jos esimerkiksi taloyhtiön "As. Oy Espoon Kuusikallio" sivut ovat osoitteessa https://asoyespoonkuusikallio.nimenhuuto.com/, voisi hallituksen ryhmän perustaa nimellä "As. Oy Espoon Kuusikallion hallitus", jolloin osoitteeksi tulee https://asoyespoonkuusikallionhallitus.nimenhuuto.com/.

Yhteenveto

Nimenhuuto sopii nuukalle taloyhtiölle, joka ei odota saavansa täydellistä kiinteistöhallinnan työkalua. Tiedostopankki, viestit, ilmoitukset sähköpostitse ja tietoturva kuuluvat pakettiin, mutta taloyhtiöille erityisesti räätälöidyt ominaisuudet puuttuvat. Nimenhuudon perusversio on ilmainen ja mm. enemmän levytilaa ja pidemmät arkistot antava Pro-versio on edullinen eli noin satasen vuodessa. Nimenhuuto on räätälöity harrastejoukkueille, joten esimerkiksi päävalikossa on urheiluun liittyviä termejä.